Specialkost och allergier på företagsfesten

Kort svar: samla in specialkost redan i anmälan och skilj på allergi och preferens. Välj en serveringsform som passar gästerna. Ge sedan cateringen en tydlig sammanställning med antal per kost. Då byggs menyn med specialkosten inräknad från början, i stället för att lösas med extra tallrikar i sista stund.

De flesta problem med specialkost på en företagsfest uppstår inte i köket utan i informationen. En allergi som nämns i förbigående i ett mejl blir lätt bortglömd. En anmälan utan fritextfält ger för lite underlag. Ett slutligt gästantal utan uppdelning per kost gör det svårare för alla. Med en enkel struktur i anmälan blir det tydligt vad som behövs och för hur många.

Stockholms Företagsevent drivs av Mangia Stories. Vi har italienska rötter men lagar alla typer av mat, från svenskt och medelhavs till internationellt och fusion. Vegetariska och veganska alternativ samt anpassning för specialkost och allergier erbjuder vi alltid. Varje meny anpassas efter tillfälle, gästantal, serveringsform och önskemål. Vi levererar och serverar på ert kontor eller i er valda lokal i Stockholm med omnejd.

Nedan går vi igenom hur ni sorterar gästernas behov, en mall för anmälan, hur serveringsformen påverkar och en checklista att skicka med i er förfrågan.

Alla önskemål om mat väger inte lika tungt i planeringen. Därför hjälper det att sortera dem innan ni skickar en sammanställning till cateringen. En enkel indelning:

• Allergi. Gästen reagerar på ett visst livsmedel, och för vissa kan det vara allvarligt. Här behöver ni veta hur känslig gästen är, till exempel om även spår eller kontakt med livsmedlet kan ge en reaktion.
• Intolerans. Gästen mår dåligt av ett livsmedel, ofta beroende på mängd. Laktosintolerans är ett vanligt exempel.
• Religiöst eller etiskt val. Till exempel vegetariskt, veganskt eller att avstå från fläsk.
• Preferens. Gästen äter helst inte något, men det är inget hinder.

Skillnaden spelar roll för hur menyn byggs. En preferens kan ofta mötas genom att det finns flera rätter att välja mellan. En allergi där spår räcker för en reaktion kräver att upplägget planeras runt just den gästen, och att ni pratar direkt med cateringen om den.

Ni som arrangerar behöver inte bedöma hur allvarlig en allergi är. Låt gästen själv beskriva det med egna ord i anmälan och be om kontakt om något är oklart. Det ger ett bättre underlag än en kryssruta, och gästen behåller kontrollen över sin egen information. Tänk också på att uppgifter om hälsa är känsliga. Dela dem bara med dem som behöver dem för planeringen.

Det enklaste sättet att få en korrekt bild är att fråga alla på samma sätt, i samma anmälan. Det gäller oavsett om det är en stor företagsfest eller en mindre personalfest. En mall som fungerar för de flesta tillfällen:

1. Kryssrutor för vanliga koster: vegetariskt, veganskt, laktosfritt, glutenfritt, inget fläsk, ingen specialkost.
2. Fritextfält för allergier: ”Allergier: beskriv vilka.”
3. Fråga om allvarlighetsgrad: ”Kan spår eller kontakt med livsmedlet ge en reaktion? Önskas kontakt med arrangören inför festen?”
4. Övrigt: ett öppet fält för det som inte passar i rutorna.

Sätt ett sista svarsdatum för anmälan som ligger i god tid före det datum då ni ska lämna slutligt antal till cateringen. Då hinner ni sammanställa svaren, följa upp oklara uppgifter och skicka en uppdelning per kost i stället för en lista med namn.

Glöm inte gäster utifrån. Kommer kunder, partner eller medföljande behöver de samma frågor, även om de inte anmäler sig via ert interna system. Skicka med mallen i inbjudan eller be en kontaktperson samla in svaren.

Hur anmälan passar in i resten av planeringen, från datum till slutligt antal, går vi igenom i Planera företagsfesten: när ni behöver bestämma vad.

Specialkost fungerar med alla serveringsformer, men anpassningen ser olika ut. Det är värt att ha i åtanke när ni väljer upplägg.

Sittande middag

Vid en sittande middag kan portionen anpassas per gäst. Den som har en allergi får en tallrik planerad för just hen och behöver inte själv välja bland rätterna. Det förutsätter att det går att veta vem som ska ha vad vid serveringen, till exempel genom en placering. Läs mer om middag med servering.

Buffé

På en buffé väljer gästerna själva. Därför behöver rätterna vara tydliga, så att gästen ser vad som är vad och vad som passar hen. Fler rätter som passar fler gör det enklare. Vill ni veta hur allergier hanteras på en buffé, fråga oss, eller den catering ni anlitar, hur rätterna presenteras och hur en gäst med allergi kan få besked om innehållet.

Mingel

Vid ett mingel med plockmat rör sig gästerna och ser sällan hela utbudet på en gång. Här är det extra viktigt att specialkosten finns med i flera av sorterna och att det är tydligt för gästerna vad de tar. Mer om formatet finns på sidan om mingel och AW, och om mängder i artikeln Hur mycket mingelmat behövs per person.

Planerar ni en hel kväll med flera inslag finns helheten på sidan om företagsfest.

Ett vanligt mönster är att planera huvudmenyn först och sedan lägga till en vegetarisk eller vegansk tallrik för dem som anmält det. Det fungerar, men gästen blir lätt ett undantag. Ett annat sätt är att bygga menyn så att fler rätter passar fler gäster från början.

Det italienska köket, som är grunden hos oss, ger goda förutsättningar för det. Antipasti kan bestå av många små rätter där flera är vegetariska av naturen. Pasta och risotto går att anpassa efter grönsaker, säsong och kost. När en stor del av menyn redan passar de flesta blir det färre rätter som behöver ersättas, och fler gäster kan äta samma sak vid samma bord.

Samma tänkande fungerar i andra kök. Vi lagar också svenskt, medelhavs, internationellt och fusion, och valet beror på tillfället och hur ni vill att festen ska kännas. Det viktiga är att specialkosten finns med när menyn tas fram, inte när den redan är klar.

Därför presenterar vi inga färdiga menyer i den här guiden. Ju tydligare er sammanställning är, desto mer kan menyn utgå från gästerna redan i första förslaget.

Kopiera listan och fyll i den inför er förfrågan. Den ger det underlag som behövs för ett första förslag.

• Datum och tider: när festen börjar och slutar, och när maten ska serveras.
• Gästantal: preliminärt eller slutligt, inklusive gäster utifrån.
• Antal per specialkost: till exempel vegetariskt, veganskt, laktosfritt och glutenfritt.
• Allergier med allvarlighetsgrad: vilken allergi, för hur många, och om spår kan ge en reaktion.
• Serveringsform: sittande middag, buffé eller mingel, eller om ni vill ha ett förslag.
• Plats: ert kontor eller den lokal ni har valt, i Stockholm med omnejd.
• Omfattning: ren leverans eller servering på plats.
• Kontaktperson: namn, telefon och mejl till den som kan svara på frågor om gästerna.

Skicka gärna med den här sammanställningen när ni hör av er. Vi utgår från er vision, gästantalet, platsen och typen av tillställning och tar fram ett förslag på meny och upplägg. Offert lämnas efter förfrågan via formuläret, mejl eller telefon. Vill ni veta vad som påverkar kostnaden finns det i Vad påverkar priset på catering till ett företagsevent.